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Papéis e áreas
Proprietário, administrador e membro: o que cada um vê e pode fazer.
O que cada pessoa vê depende de duas coisas: o papel dela no escritório e, para um membro, as áreas que ele recebeu.
Em resumo
- Proprietário e administrador veem tudo e cuidam da equipe.
- Um membro trabalha só nas áreas que recebeu: Comercial, Projetos ou Financeiro.
- Conversas com o Assistente e o calendário são de cada pessoa: nem o proprietário vê.
- Uma mudança de acesso vale na próxima ação da pessoa, sem precisar sair e entrar.
Os três papéis
- Proprietário
O dono do escritório. Vê todas as áreas e cuida da equipe. É o único que encerra o escritório ou convida outro proprietário.
- Administrador
- Vê todas as áreas e cuida da equipe: convida, libera acessos e remove membros.
- Membro
- Trabalha só nas áreas que recebeu. Não convida ninguém nem mexe no acesso de outra pessoa.
Cuidar da equipe não é uma área: é uma permissão à parte, só do proprietário e do administrador.
As áreas
Um membro recebe uma, duas ou as três:
- Comercial
- O funil e, em cada cliente, as tarefas, as reuniões, os arquivos e a precificação.
- Projetos
- Os projetos, o cronograma e as etapas, e, em cada projeto, as tarefas, as reuniões, os arquivos e a precificação.
- Financeiro
Receitas, despesas, parcelas, contas, categorias, fluxo de caixa, o resultado de cada projeto e os custos do escritório.
Uma área que a pessoa não tem fica fechada: as telas dela não abrem, e a tela Geral não mostra o resumo dela, nem zerado.
O Assistente não é uma área: todo mundo do escritório conversa com ele. Mas ele só alcança as áreas de quem pergunta. Sem o Financeiro, ele não consulta o Financeiro para você.
Comece pelo mínimo
Na dúvida, dê ao membro só a área em que ele trabalha. Liberar outra depois é um clique em Configurações › Membros; tirar um acesso que a pessoa já usa costuma pedir uma conversa.
O que é só seu
Algumas coisas são da pessoa, não do escritório, e nenhum papel tem acesso a elas, nem o proprietário:
- as conversas com o Assistente e os arquivos anexados nelas;
- o calendário e os eventos pessoais.
Quando um acesso muda
A arqscale confere o acesso a cada ação, não só no login. Uma mudança de papel ou de áreas vale na próxima ação da pessoa, e tirar uma área não apaga o histórico: o que ela fez continua registrado.
O mesmo vale para quem sai: a pessoa removida perde o acesso na próxima ação, mesmo com o navegador aberto. E um convite ainda não aceito deixa de valer se quem convidou perder a permissão de convidar.
Por baixo da tela
Essas regras não dependem da tela. A arqscale aplica cada uma em toda ação, mesmo que alguém tente chegar aos dados por fora da interface.
- Cada dado é de um escritório
Clientes, projetos, lançamentos e arquivos só abrem e mudam dentro do escritório deles. Saber o endereço de um registro não basta.
- Outro escritório é invisível
Um link para um registro de outro escritório responde igual a um registro que nunca existiu.
- Área sem acesso é recusada
- A tela não abre, e a ação é recusada mesmo fora dela.
- Formulário é conferido
Responsável, projeto, conta ou categoria escolhidos num formulário precisam ser do escritório. O autor de cada mudança é sempre quem está conectado.
E o Assistente?
Ele trabalha sempre no escritório de quem pergunta, e o acesso é conferido de novo a cada consulta. Um registro citado só vira link se você puder abri-lo. Marcado num comentário, ele só alcança aquele registro, com as áreas de quem marcou. Veja Assistente.